Dokumente effizient verwalten mit M-Files


In vielen Unternehmen werden die gleichen Dokumente mehrfach von unterschiedlichen Personen, in verschiedenen Abteilungen, unter unterschiedlichen Namen, in verschiedenen Ordnern abgespeichert. So entstehen durch paralleles Arbeiten mehrere Versionen eines Dokumentes und niemand weiß genau, welche Version nun die gültige ist.

Kennen Sie das auch?

Dann sollten Sie M-Files kennenlernen, das alle Funktionen für ein benutzerfreundliches und effizientes Dokumenten-Management bietet.

So beseitigen Sie das »Dokumenten-Chaos«, und Sie arbeiten mit den Dokumenten anstatt nach ihnen zu suchen.
Das spart viel Zeit und steigert Produktivität und Effizienz des Unternehmens.

Benutzerfreundlich durch nahtlose Integration


M-Files verfügt über eine Windows-Explorer-Schnittstelle und lässt sich so direkt integrieren, so dass keine Einlernphase erforderlich ist.

Weil M-Files wie eine gewöhnliche Festplatte funktioniert, können Sie ganz einfach Daten von jedem Programm, wie z. B. Word, Excel oder PowerPoint, aus in Ihrem Datentresor speichern.

Das intuitive Arbeiten garantiert eine hohe Benutzerakzeptanz und erspart aufwendige Schulungen.

M-Files ist komplett in Microsoft Outlook integriert, so dass Sie E-Mails einfach in Ihrer M-Files-Dokumentenablage abspeichern können.
Und dank der Smart Folder in M-Files wissen Sie genau, welche Dateien wo gespeichert wurden und welchen Inhalt diese aufweisen.

Einen ersten Einblick in das effiziente Verwalten von Dokumenten mit M-Files gibt das folgende YouTube-Video:

Alle Funktionen vorhanden


  • Speichern Sie Dokumente schnell und einfach ab, während sich M-Files darum kümmert, dass diese unternehmensweit leicht auffindbar und zugänglich sind.
  • Das Suchen und Finden von Informationen erfolgt in Sekundenschnelle, wobei M-Files sogar innerhalb von Dokumenten sucht, damit Sie alles finden, wonach Sie suchen.
  • Mit den dynamischen Ansichten werden Informationen automatisch nach ihren Inhalten organisiert, anstatt nach ihrem Speicherort.
  • Der mobile Zugriff macht Ihre M-Files-Datenverwaltung (inkl. Dokumente und Workflows) von überall her zugänglich, sogar dann, wenn Sie sich nicht im Büro befinden.
  • Sie können einfach und schnell Vorlagen erstellen, die sich automatisch mit Kerndaten für standardisierte Verträge, Vereinbarungen und andere Dokumente befüllen.
  • Die Kommentierungs- und Anmerkungsfunktionalität in M-Files erlaubt es jedem Benutzer, Kommentare hinzuzufügen, ohne dabei das Originaldokument zu ändern.
  • Scannen Sie Ihre Dokumente, und deren Inhalte werden dank der integrierten OCR-Technologie durchsuchbar. M-Files funktioniert mit jedem USB-Scanner, sodass die Kompatibilität immer gewährleistet ist.
  • Benutzen Sie die automatischen Workflows, um Routinearbeiten (Vertragsannahmen, Inhaltskontrolle, Rechnungsstellung usw.) zu vereinfachen und zu beschleunigen, während Sie produktiv bleiben und dabei konform arbeiten. M-Files prüft automatisch jeden Schritt des Workflow-Ablaufs und sendet Ihnen eine Benachrichtigung, wenn Ihr Eingreifen erforderlich ist.
  • M-Files ist auch im Offline-Modus verfügbar und ermöglicht es Ihnen Dokumente einzusehen, zu bearbeiten und zu speichern, ohne dass Sie dazu eine VPN-Verbindung aufbauen oder eine WiFi-Anbindung haben müssen.
  • M-Files bietet eine unbegrenzte Kontrolle über jeden Inhaltstyp und sorgt gleichzeitig für eine einfache Verwaltung, da die Zugriffsrechte auf Basis der Inhalte anstatt der Speicherorte zugewiesen werden.
  • Laden Sie ein Dokument herunter, um zu vermeiden, dass ein Kollege es zeitgleich bearbeitet. Nach Abschluss Ihrer Bearbeitung laden Sie das Dokument wieder hoch, damit andere Mitarbeiter sehen können, welche Änderungen Sie vorgenommen haben.
  • Mithilfe der Co-Authoring-Funktion können Sie simultan an Dokumenten arbeiten, gemeinsam mit Ihren Arbeitskollegen oder anderen Mitarbeitern.

Interessiert? Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner, wenn es um das effiziente Verwalten Ihrer Dokumente geht.

Sprechen Sie uns an: +49 621 33817-0
oder senden uns eine E-Mail: vertrieb@argus.de