M-Files vereinfacht die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)


Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU, die ab dem 25. Mai 2018 wirksam wird, stellt hohe und teilweise neue Anforderungen an das interne Informationsmanagement von Unternehmen und anderen Organisationen.
Zur Einhaltung verpflichtet sind alle Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten oder speichern – de facto also fast alle Unternehmen, Verwaltungen, Vereine und andere Organisationen in Deutschland.
Bei Verstößen werden erhebliche Geldbußen in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes angedroht.
Es bleiben also nur noch einige Monate Zeit, die Risiken zu analysieren, das interne Informationsmanagement zu ordnen und auf DSGVO-Konformität zu überprüfen.

Die DSGVO verlangt Ordnung und Transparenz im Informationsmanagement


Eine wesentliche Voraussetzung, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen, ist Ordnung und Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten: von der Erhebung über die Speicherung, den Zugriff und die Verarbeitung bis zur Löschung der Daten.
Die erhöhten Dokumentationspflichten sowie die Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen mit kurzen Reaktions- und Meldezeiten sind nur mit einer Informationsmanagementlösung möglich – ohne herrscht in der Regel ein Informationschaos: Daten sind nicht an einem Ort mit klaren Zugriffsrechten, sondern über verschiedene Silos im Unternehmen verteilt.
Dort liegen sie häufig in unterschiedlichen Versionen bzw. mit verschiedenen Ständen vor, die Zugriffsrechte werden nicht einheitlich vergeben, die Datenverarbeitungsprozesse unterscheiden sich und die Löschfristen sind – wenn überhaupt vorhanden – uneinheitlich.

Mit M-Files können Unternehmen und andere Organisationen die von der DSGVO geforderte Ordnung und Transparenz hingegen leicht erfüllen und sicherstellen, dass Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten vorhanden sind und ordnungsgemäß befolgt werden. Somit können – im Falle einer Prüfung – die benötigten Nachweise schnell erbracht werden.

Intelligentes Informationsmanagement – eine Schlüsseltechnologie für den Datenschutz


M-Files ist eine sowohl unternehmensweit nutzbare als auch hoch flexible Lösung für ein intelligentes Informationsmanagement.
Sie ermöglicht es Unternehmen und anderen Organisationen, personenbezogene Daten besser zu verwalten, indem sie solche Informationen erkennen, nachverfolgen und den Zugriff darauf kontrollieren kann – auch wenn externe Dritte in die Prozesse einbezogen werden.
Mit M-Files können Unternehmen problemlos Richtlinien und Prozesse für den Umgang mit personenbezogenen Daten implementieren und durchsetzen sowie sicherstellen, dass die Mitarbeiter die damit verbundenen notwendigen Schulungen absolviert haben.

Ein Kernaspekt der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung ist, dass ein Unternehmen schnell und einfach die Maßnahmen aufzeigen kann, die es zur Erfüllung der DSGVO-Anforderungen getroffen hat.
Hier bietet M-Files leistungsstarke Audit- und Reporting-Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, die von Prüfern oder Auditoren geforderten Informationen, effizient, schnell und einfach zu erstellen.

Auch Sie wollen den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) gewachsen sein und benötigen dazu ein intelligentes Management, der in Ihrer Organisation vorhandenen Informationen?

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